ALK – INFORMATION OM BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

 

Ikrafttrædelsesdato: 25. maj 2018

 

OMFANG OG ÆNDRINGER

Dette er en generel information om, hvordan vi behandler eksterne registreredes, såsom kunders og forretningspartneres, personoplysninger.

I det omfang det er relevant, stiller vi yderligere information om behandling af personoplysninger til rådighed i specifikke situationer. En sådan information kan ændre og/eller supplere denne information. 

Denne information kan til enhver tid opdateres. Når det sker, stiller vi straks en opdateret version af informationen med de relevante ændringer til rådighed. 

 

DATAANSVARLIGE OG KONTAKTOPLYSNINGER

ALK og alle selskabets enheder (den fulde liste og kontaktoplysninger kan ses her) er i fællesskab dataansvarlige i forhold til personoplysninger. Som udgangspunkt er vores lokale ALK-selskaber det primære kontaktpunkt for registrerede i en given region, også hvis enkeltpersoner udøver deres rettigheder. Sådanne rettigheder kan dog udøves i forhold til og over for enhver af de dataansvarlige.

De primære kontaktoplysninger for dit sprog/din region er: ALK-Abelló Nordic A/S, Bøge Allé 6-8, bygn 10, 2970 Hørsholm, Denmark, email infodk@alk.net

Kontaktoplysningerne på ALK's databeskyttelsesrådgiver kan ses her.

 

PERSONOPLYSNINGER, VI BEHANDLER

Generelt behandler vi kun dine personoplysninger, hvis de er nødvendige af hensyn til vores legitime forretningsmæssige formål, hvis vi er forpligtet til det i henhold til relevant lovgivning, eller hvis du vælger frivilligt at afgive dem.

Vi behandler kun følsomme personoplysninger, såsom helbredsoplysninger, hvis det er tilladt i henhold til relevant lovgivning, eller hvis du giver eksplicit og informeret samtykke. Vi indsamler ikke forsætligt personoplysninger om børn online via vores hjemmesider og apps, og i andre situationer indsamler vi kun sådanne personoplysninger, hvis det er relevant og passende i henhold til relevant lovgivning. I tilfælde hvor vi gør dette, involverer vi altid barnets forældre eller værge. 

 

Vi skal have en grund (’formål’) og et retsgrundlag for at behandle dine personoplysninger. Specifikke typer personoplysninger og relevante oplysninger er som følger:

  1. Personoplysninger, der er nødvendige af hensyn til gennemførelsen af kontrakterne med dig (f.eks. hvis du bestiller vores produkter eller underskriver en forretningsaftale, hvor du leverer produkter eller serviceydelser til os eller modtager produkter eller serviceydelser fra os), såsom dine kontaktoplysninger; kontraktrelevante identifikatorer; betalingsoplysninger; ordre-, afsendelses- og leveringsoplysninger; oplysninger om kontrakten og dens resultatparametre;
    1. Formål: Gennemførelse af kontrakten med dig
    2. Retsgrundlag: Gennemførelse af kontrakten med dig
    3. Opbevaringsperiode: Så længe kontrakten er i kraft og i to år derudover (perioden kan forlænges, f.eks. i tilfælde af en retlig forpligtelse eller et sagsanlæg)
    4. Personoplysningernes kilde: Personoplysninger indhentes typisk fra dig og via interne forretningsprocesser
    5. Krav om afgivelse af personoplysninger og konsekvenser af ikke at afgive personoplysninger: Personoplysninger, der er nødvendige for at gennemføre en kontrakt, er en betingelse for at indgå kontrakten/afgive en ordre og for at modtage eller levere relevante produkter og serviceydelser.

 

  1. Personoplysninger, det er nødvendigt at behandle for at opfylde retlige forpligtelser, såsom skatteoplysninger, relevante oplysninger om helbred, sikkerhed og arbejdskapacitet, oplysninger i henhold til hvidvasklovgivningen osv.
    1. Formål: Overholdelse af retlige forpligtelser
    2. Retsgrundlag: Overholdelse af retlige forpligtelser
    3. Opbevaringsperiode: Så længe det er påkrævet i den relevante lovgivning
    4. Personoplysningernes kilde: Personoplysninger indhentes typisk fra dig og via interne forretningsprocesser
    5. Krav om afgivelse af personoplysninger og konsekvenser af ikke at afgive personoplysninger: Du kan være forpligtet til at afgive bestemte personoplysninger, såsom skatteidentifikationsnummer, i henhold til relevant lovgivning, og hvis du ikke afgiver sådanne personoplysninger, kan det medføre, at ALK ikke kan overholde sine retlige forpligtelser og dermed kan blive udsat for konsekvenser i henhold til relevant lovgivning.

 

  1. Personoplysninger, vi har en legitim interesse i at bruge i forbindelse med vores forretningsaktiviteter, såsom forretningsdokumenter og oplysninger om vores forretningsforhold og forretningsmæssige aktiviteter; relevante forretningsmæssige klassifikationer og kontaktoplysninger; offentligt tilgængelige forretningsrelevante oplysninger om faglige medarbejdere hos og repræsentanter for virksomheder og myndigheder; forretningsmæssige e-mails og korrespondance; oplysninger af relevans for deltagelse i konferencer og uddannelse eller for gennemførelse af offentlige interviews eller deltagelse i officielle begivenheder; IT-sikkerhed og administrationsoplysninger (vi anvender også cookies – når du besøger vores hjemmesider, informerer vi dig om brugen af disse); oplysninger, der er nødvendige for at forhindre bedrageri eller misbrug og for at sikre helbred og sikkerhed under forretningsrejser og -begivenheder; sikkerheds- og gæsteoplysninger, herunder videoovervågning anvendt for at sikre vores anlæg. Vi har også en legitim interesse i at udveksle personoplysninger inden for ALK-koncernen til interne administrative formål samt i efter behov at videregive personoplysningerne til eksterne parter, vi samarbejder med (f.eks. rejseudbydere);
    1. Formål: At drive vores forretning på en effektiv og sikker måde, herunder opretholde beskyttelsen af personoplysninger og af medarbejdere og patienter, og sikre en passende kvalitet af produkter og serviceydelser, direkte markedsføring af ALK-produkter og serviceydelser, der svarer til dem, du allerede køber (du kan altid vælge dette fra)
    2. Retsgrundlag: Vores legitime interesser
    3. Opbevaringsperiode: Personoplysninger opbevares kun, så længe det er relevant, og vil være underkastet løbende gennemgang og interne opbevaringsregler. Typisk opbevarer vi forretningsmæssige personoplysninger i en periode på to år efter vores seneste interaktion.
    4. Personoplysningernes kilde: Personoplysninger indsamles efter behov typisk fra dig og fra interaktionen med dig og med forretningspartnere
    5. Krav om afgivelse af personoplysninger og konsekvenser af ikke at afgive personoplysninger: I de fleste tilfælde er personoplysninger tilgængelige via interaktion og forretningsmæssige aktiviteter, du indgår i. I sjældne tilfælde kan du blive bedt om at afgive bestemte personoplysninger, hvis det er berettiget at kræve de pågældende personoplysninger af hensyn til relevante forretningsmæssige aktiviteter. I sådanne tilfælde vil eventuelle konsekvenser blive meddelt dig efter behov.

 

Du kan til enhver tid kontakte os og bede om yderligere information om, hvordan vi opretholder balancen mellem vores legitime interesser og dine rettigheder og frihedsrettigheder.

 

  1. Personoplysninger, du giver samtykke til må behandles, f.eks. hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev(e) eller afgiver valgfri information i kontaktformularer
    1. Formål: At gøre det muligt for dig at videregive oplysninger og at modtage oplysninger eller serviceydelser, der er tilpasset dine behov
    2. Retsgrundlag: Samtykke
    3. Opbevaringsperiode: Personoplysninger opbevares kun, så længe du ønsker det, eller så længe vi anser det for at være relevant i forbindelse med forretningsforholdet eller serviceydelsen, alt efter hvad der kommer først
    4. Personoplysningernes kilde: Personoplysningerne indhentes normalt direkte fra dig
    5. Krav om afgivelse af personoplysninger og konsekvenser af ikke at afgive personoplysninger: Du er ikke forpligtet til at afgive disse personoplysninger

Vi vil så vidt muligt give dig yderligere oplysninger, f.eks. om specifik relevant lovgivning og opbevaringsperioder.

 

HVEM VIDEREGIVER VI DINE PERSONOPLYSNINGER TIL (MODTAGERE AF PERSONOPLYSNINGER)?

 

Vi vil så vidt muligt give dig yderligere oplysninger om specifikke tredjeparter og databehandlere.

i.                ALK’S MEDARBEJDERE OG EKSTERNE DATABEHANDLERE

Modtagerne af dine personoplysninger vil være medarbejdere i ALK-koncernens enheder samt eksterne databehandlere, der leverer specifikke serviceydelser og behandler personoplysninger på vores vegne. De modtager dine personoplysninger udelukkende på et ’need-to-know’-grundlag og er underlagt forpligtelsen til fortrolighed og efter underskrivelse relevante juridiske dokumenter.

ii.               UAFHÆNGIGE TREDJEPARTER

Vi kan efter behov videregive dine personoplysninger til uafhængige tredjeparter, såsom advokater, offentlige myndigheder og tredjepartsrevisorer. I andre situationer, som for eksempel ved brug af eksterne forsendelses- eller betalingsudbydere, vil du blive involveret i processen og, i det omfang det er relevant, blive tilbudt valgmuligheder med hensyn til transaktions- og betalingsmetode.

iii.               OVERFØRSEL AF DATA FRA EU/EØS TIL TREDJELANDE

Hvis vi udveksler personoplysninger fra EU/EØS med en virksomhed eller et ALK-selskab i et tredjeland, kan vi anvende kontraktbestemmelser, der matcher EU-standarder, således at den modtagende virksomhed skal håndtere personoplysningerne på passende vis, medmindre landet, hvori virksomheden driver forretning, allerede af EU anses for at have et tilstrækkeligt databeskyttelsesniveau. Yderligere oplysninger om sådanne kontraktbestemmelser kan ses her. Hvis der er behov for dataoverførsel i andre situationer, underretter vi dig om de specifikke complianceforanstaltninger, der er truffet for at håndhæve EU-lovgivningen.

 

HVAD ER DINE RETTIGHEDER?

Hvis du ønsker at udøve en af dine rettigheder, beder vi dig kontakte os via de kontaktoplysninger, der er anført øverst på denne information, eller på samme måde, som da du afgav dine personoplysninger eller gav dit samtykke. I nogle tilfælde vil vi også kunne give dig adgang til at ændre og downloade dine personoplysninger og til at ændre dine privatindstillinger online via en sikker forbindelse.

 

TILBAGETRÆKNING AF SAMTYKKE

Hvis du har givet samtykke til behandling af dine personoplysninger til et eller flere formål, har du ret til til enhver tid at trække dit samtykke tilbage (uden at det påvirker lovligheden af den behandling af personoplysningerne, der fandt sted, inden du trak samtykket tilbage).

 

INDSIGT OG BERIGTIGELSE

Igennem hele perioden, hvor vi behandler dine personoplysninger, har du ret til indsigt i oplysningerne samt til at få urigtige oplysninger berigtiget.

Du har ret til at få en kopi af dine personoplysninger; kopien vil blive udleveret til dig på en sådan måde, at andre personers rettigheder og privatliv respekteres.

Du har også ret til at anmode os om at give dig relevante oplysninger om behandlingen af dine personoplysninger.

 

DATAPORTABILITET

Såfremt du på basis af dit samtykke eller som følge af en kontrakt mellem dig og vores organisation har afgivet personoplysninger til os, er disse personoplysninger underlagt retten til dataportabilitet.

Det betyder, at du har ret til at modtage sådanne personoplysninger i et portabelt format (et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format) og at få transmitteret oplysningerne til dig, eller, hvis teknisk muligt, direkte til en anden dataansvarlig (en enhed eller person efter dit valg).

Bemærk, at personoplysningerne vil blive udleveret til dig på en sådan måde, at andre personers rettigheder og privatliv respekteres.

 

RET TIL INDSIGELSE

I alle tilfælde hvor vi behandler dine personoplysninger på grundlag af legitime interesser, kan du gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger ved at angive grunde, der vedrører din situation. Du kan gøre indsigelse uden at angive grunde, hvis dine personoplysninger bruges til direkte markedsføring.

 

RET TIL SLETNING (’RET TIL AT BLIVE GLEMT’)

Du har ret til at anmode om at få personoplysninger om dig selv slettet og om, at de ikke længere behandles. Hvis vi stadig har behov for og/eller er forpligtet i henhold til lovgivningen til at opbevare sådanne oplysninger, kan sletningen af de pågældende personoplysninger dog blive udskudt. I sådanne tilfælde vil du blive underrettet om udskydelsen og dennes årsag samt om, hvornår sletningen vil finde sted.

 

BEGRÆNSNING AF BEHANDLING

Som alternativ til sletning kan du anmode om at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Yderligere behandling af personoplysninger, der er underlagt begrænsning af behandling, kan kun finde sted med dit samtykke eller af årsager i henhold til gældende lovgivning.

Hvis begrænsning af behandling ikke er mulig, fordi vi er nødsaget til og bemyndiget eller forpligtet i henhold til lovgivningen til at behandle oplysningerne, vil du blive underrettet herom og om årsagen hertil.

Du vil også blive underrettet, såfremt begrænsningen af behandlingen ophæves, så du om nødvendigt kan træffe foranstaltninger.

 

KLAGER

Hvis du ikke er tilfreds med den måde, dine personoplysninger behandles på, med den information, du modtager, eller med et andet aspekt i relation til beskyttelsen af dine personoplysninger, beder vi dig kontakte os. Du kan også kontakte ALK’s databeskyttelsesrådgiver(e) direkte.

 

RET TIL AT INDGIVE KLAGE TIL EN TILSYNSMYNDIGHED

Hvis det er din opfattelse, at behandlingen af dine personoplysninger overtræder EU-retten, har du ret til at indgive klage til en tilsynsmyndighed i den EU-medlemsstat, hvor du bor eller arbejder, eller hvor den påståede overtrædelse har fundet sted.

Enhver af disse myndigheder har en hjemmeside på sit officielle sprog, hvor alle nødvendige oplysninger forklares. Hvis du har problemer med at indhente disse oplysninger, er du velkommen til at bede os om hjælp.

 

SIKKERHED OG VORES VÆRDIER

Vi træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine personoplysninger og for at sikre, at de behandles i henhold til gældende love og standarder. Vi har en række relevante interne politikker, procedurer og retningslinjer, og vi sikrer desuden, at vi har relevante fortroligheds-, databehandlings- og andre aftaler og bestemmelser på plads, så dine personoplysninger er tilstrækkeligt beskyttet.

Vi værner om værdier vedrørende privatlivets fred og ønsker at sikre, at dine personoplysninger er beskyttede. I det omfang det er relevant, vil du modtage specifik information om risici og eventuelle risikobegrænsende foranstaltninger, vi træffer. Læs mere i ALK’S PRINCIPPER FOR DATABESKYTTELSE, som findes her.

 

AUTOMATISKE AFGØRELSER, HERUNDER PROFILERING

For at kunne drive vores forretning effektivt og levere produkter og serviceydelser af høj kvalitet, anvender vi en række automatiske værktøjer og klassifikationer, som er relevante for, at vi kan drive vores forretning.

Du vil dog ikke blive genstand for afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling (herunder profilering), og som på nogen måde kan påvirke dine juridiske rettigheder.